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江门活动策划公司在策划会议要掌握哪些细节?

2020-03-30 10:42:52


江门策划活动公司


对于大多数企业认为在策划会议只要找到合适的江门策划活动公司后,就可以把所有工作都交给策划公司,好的不会议不仅仅依靠策划公司,想要会议能顺利进行,主办方还有许多细节工作需要深入把握,接下来,江门活动策划公司就具体地为大家讲解一下。


1、企业在会议开始前,需要进行全局性的整体规划,然后制定会议进程的“时间表”;


2、企业子啊会议前需要将会议召开的时间、地点以及参与的人员都要进行确认。若是会议形式较为严肃,除了要电话联系,还要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各个单位进行联系,并要得到明确的答复(书面文件或通知单、邀请函等需要定制的,还需要与印刷商协商)。


3、会议日程、会议演讲稿以及相关报告的内容需要主办方自行拟定,诶会议内容非内部机密,也可以申请策划公司协助拟定。


4、在获得策划公司出具的服务项目表后,就可以根据需要与该公司签订有关协议或合同,用法律的手段保护自身的合法权益。


5、在策划公司协助联系酒店、机场、餐馆、广告公司、车队等公司时,企业需要根据“日程安排”及时检查,确保会议的进度。


6、会议开始时,要认真做好登记并做好协调工作,分发好资料,同时也能结交新朋友,加深与老客户的关系。如是要缴纳会务费,须另负责收取,会议结束后,核查人数和房间数及时报给策划公司,并对酒店出现的问题进行反映。会议正式开始前,一定要仔细核查现场布置的情况,建议做一份检查清单,还要与策划公司确定好就餐时间、叫醒时间、会议时间等。


7、会议结束后,要根据实际情况制定本次会议的总结报告书,备案。能跟参与本次会议的所有人员进行复盘,进行查漏补缺,争取下次不出现同样的失误。


江门活动策划公司告诉您把以上的细节都把握好,那此次的会议就成功了一半,只要做好检查,那会议就不会出现大问题。


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